Czym jest elektroniczne sprawozdanie finansowe? Kto ma obowiązek je składać? Kogo obowiązuje sprawozdanie w formacie xml? Dlaczego warto skorzystać z generatora e-sprawozdań?
Od 1 października 2018 roku zgodnie z postanowieniami art. 45 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzane w wersji elektronicznej jako e-sprawozdanie finansowe i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Od tej pory nie można sporządzać sprawozdań w wersji papierowej – wydruk jest tylko kopią, a nie oryginałem. Elektroniczne sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w odpowiednich strukturze logicznej i formacie. Struktury te są dostępne w BIP-ie Ministerstwa Finansów.
Kogo obowiązuje e-sprawozdanie finansowe?
Obowiązek taki ma każda jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe – elektroniczne sprawozdanie finansowe powinna złożyć osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg oraz kierownik danego podmiotu (czyli zarząd). Zatem chodzi tu konkretnie o jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – nie dotyczy to tych, które sporządzają sprawozdania zgodnie z MSR (Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości).
Forma dokumentu jest określona poprzez struktury logiczne i format xml udostępnione w BIP-ie MF. Zatem spółki muszą składać sprawozdanie finansowe w xml. Nie ma natomiast opublikowanych struktur logicznych dla e-sprawozdań finansowych sporządzanych wg MSR, dlatego te jednostki są zobowiązane do sporządzania ich według wybranych przez siebie formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej. Mogą to być formaty: doc, pdf, xls, txt, rtf, natomiast nie mogą to być zeskanowane dokumenty papierowe.
Program do sprawozdań finansowych
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzie do składania elektronicznych sprawozdań finansowych – aplikację e-sprawozdania finansowe – zgodne z formatem i strukturą logiczną opublikowanymi w BIP-ie.
Można również korzystać ze specjalnych odpłatnych generatorów e-sprawozdań, które oferują dużo więcej niż darmowa aplikacja. Program do sprawozdań finansowych tworzy kompleksowe e-sprawozdanie (obejmujące wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych, dodatkowe informacje). Jest ono konwertowane w programie na podstawie plików wsadowych. Oczywiście tak powstałe e-sprawozdanie jest zgodne z wymogami legislacyjnymi MF. Generator elektronicznych sprawozdań finansowych EY to wygodne i intuicyjne narzędzie. Dzięki niemu można stworzyć sprawozdanie w 3 prostych krokach. Najpierw należy wgrać pliki, potem przeanalizować dane i na końcu wygenerować sprawozdanie.
Oto funkcjonalności programu do sprawozdań finansowych:
generowanie sprawozdania w formacie zgodnym z wymogami MF
generowanie i możliwość odczytu elektronicznego w formacie pdf
wersjonowanie – możliwość pracy na kilku wersjach i zachowanie pełnej historii edycji
walidacja techniczna poprawności danych pod kątem struktury logicznej
automatyczna weryfikacja spójności wewnętrznej wprowadzonych danych
korekta formatowania danych
możliwość podglądu danych i opisów w konwerterze
konfiguracja zgodna z indywidualnymi potrzebami
automatyczne generowanie kluczowych elementów
bezpośredni dostęp do szablonów e-sprawozdań finansowych w wersji językowej polskiej i angielskiej.
Do zalet generatora e-sprawozdań EY można zaliczyć: bieżącą aktualizację zgodną z wymogami MF, możliwość wyboru formy dostępu do programu (przeglądarka/instalacja na serwerze klienta), bezpieczeństwo danych, jednoczesne przygotowanie sprawozdania w wymaganym formacie xml oraz tradycyjnym, intuicyjny interfejs, funkcjonalności dodatkowe usprawniające raportowanie finansowe.
