Co mały i średni przedsiębiorca powinien wiedzieć o kasach online?

Co trzeba wiedzieć o tych urządzeniach? Sprawdź w tym kompendium wiedzy!

1. Czym są kasy online?

Kasy online to nowy rodzaj urządzeń fiskalnych, który różni się tym od standardowych, że przesyła online, automatycznie informacje o pracy kasy do Repozytorium Ministerstwa Finansów. Przesyłane dane to paragony, faktury fiskalne, wydruki niefiskalne, przeglądy i inne zdarzenia. Do kas rejestrujących online zaliczamy kasy fiskalne online, drukarki fiskalne online oraz kasoterminale online.

2. Co to jest repozytorium?

Inaczej zwane Centralnym Repozytorium Kas. To system, który zbiera dane z kas online. Dane przechowywane w CRK podlegają analizie, a także są podstawą do kontroli przedsiębiorstw.

3. Kto i od kiedy musi wprowadzić kasy online?

Harmonogram jest następujący:

• Od 1 stycznia 2020: warsztaty wulkanizacyjne i motoryzacyjne, stacje benzynowe.
• Od 1 lipca 2020: branża gastronomiczna i hotele, sprzedawcy paliw opałowych i węgla.
• Od 1 stycznia 2021: lekarze, dentyści, prawnicy, siłownie, branża budowlana, salony kosmetyczne i fryzjerskie.

3. Co z pozostałymi branżami – czy muszą mieć kasę online?

Nie, jeśli branża, w której przedsiębiorca działa, nie jest wymieniona w przepisach, to nie ma on obowiązku wymiany starej kasy na kasę online. Jednak można jak najbardziej kupić kasę online, wedle życzenia.

4. Przedsiębiorca otwiera nowy biznes w branży, która nie jest wymieniona w przepisach jako mająca obowiązek wprowadzenia kas online. Czy musi zakupić kasę online?

Może kupić kasę online, ale nie ma takiego obowiązku. Może równie dobrze zdecydować się na zakup kasy „starego typu” i korzystać z niej do momentu, gdy jego branża nie zostanie objęta obowiązkiem stosowania kasy online. Wybór należy do przedsiębiorcy, jednak trzeba liczyć się z tym, że zwrot z Urzędu Skarbowego na zakup urządzenia fiskalnego dotyczy tylko kas online.

5. Czy jest jakaś alternatywa dla kas online?

Na rynku dostępne są kasy online oraz kasoterminale stanowiące dla nich alternatywę. Kasoterminale to nowa kategoria urządzeń. Spełniają one wymogi prawne kas online. Ponadto są terminalem płatniczym, mają wbudowaną łączność z Internetem oraz zapewnia dostęp do systemu zarządzania sprzedażą.

6. Czy kasa online wysyła wyniki sprzedażowe tylko do Urzędu Skarbowego, czy także do właściciela?

Kasy online niestety nie mają funkcji przesyłania danych o pracy kasy do przedsiębiorcy. Przesyłają informacje jedynie do CRK. Mimo iż kasa online zbiera wszystkie możliwe dane dotyczące sprzedaży w sklepie, to właściciel firmy nie może z nich korzystać. Możliwość sprawdzenia sprzedaży w sklepie oferują kasoterminale z dostępem do platformy iPOS web. To dedykowana przedsiębiorcom platforma, która pozwala sprawdzać i analizować informacje z kasy.

7. Czy kasy online mają też wbudowaną funkcję terminala płatniczego?

Nie. Kasy online zapewniają tylko funkcje fiskalne, choć jest wymóg, by współpracowały one z terminalami. Jeśli przedsiębiorca chce udostępnić klietom możliwość płatności bezgotówkowych, musi wydzierżawić terminal. . Tylko kasoterminale mają jednocześnie funkcję kasy online oraz terminala płatniczego, dzięki czemu nie jest wymagane posiadanie dwóch oddzielnych urządzeń.

8. Czy kasa online wymaga połączenia z Internetem i jeśli tak, to kto je zapewnia?

Kasa online przekazuje dane do CRK poprzez sieć internetową. Ustawodawca zdecydował, że zapewnienie dostępu do Internetu jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Instalacja routera, umowa z dostawcą usługi, zakup specjalnego modemu czy opłacanie transferu karty SIM generują oczywiście dodatkowe koszty. Producenci oferujący kasy online z reguły nie zapewniają łączności. Inaczej sprawa wygląda w przypadku kasoterminali iPOS, które mają wbudowany moduł z aktywną kartą GSM, która zapewnia łączność.

9. Co się stanie, gdy podczas pracy kasy online nastąpi przerwa w połączeniu internetowym?

Może dojść do sytuacji, w której – z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy – zabraknie Internetu. W takim przypadku należy poczekać na ustanie awarii, a gdy tylko wróci łączność internetowa, od razu podłączyć kasę, by dane zostały przekazane do CRK.

10. Jakie są obowiązki przedsiębiorcy posiadającego kasę online?

Kasy online muszą być poddawane okresowym przeglądom co dwa lata. O tym obowiązku musi pamiętać przedsiębiorca, bo brak przeglądu grozi karą w wysokości 300 zł. Przeglądy kas wykonuje uprawniony serwisant.

11. Czy kasa online musi być zafiskalizowana?

Tak, fiskalizacja musi być przeprowadzona przez serwisanta posiadającego stosowne uprawnienia. Informacja o fiskalizacji automatycznie trafi do CRK, więc nie trzeba tego faktu zgłaszać w Urzędzie Skarbowym.

12. Czy można uzyskać zwrot z Urzędu Skarbowego na za zakup kasy?

Tak, na zakup kasy online przysługuje zwrot z US do 90% wartości kasy, ale maksymalnie 700 zł.

13. Komu przysługuje odliczenie z US?

Zwrot z US uzyskają nowi przedsiębiorcy kupujący kasę online, którzy do tej pory nie korzystali z żadnego rodzaju kas fiskalnych, oraz przedsiębiorcy, których prawo obliguje do wymiany kasy tradycyjnej na kasę online.

14. Co należy zrobić ze starą kasą fiskalną?

Jeśli przedsiębiorca jest zobligowany do wymiany tradycyjnej kasy na kasę online, nie może już używać starej kasy. Powinien ją wyrejestrować w Urzędzie Skarbowym.

15. Czy stara kasa może służyć jako kasa rezerwowa?

Przedsiębiorca z branży objętej obowiązkiem wymiany kasy na online, nie może używać kasy tradycyjnej jako kasy rezerwowej. Jest zobligowany do stosowanie wyłącznie kas online. Jeśli więc chciałby wyposażyć się w rezerwowe urządzenie fiskalne, powinien wybrać kasę online.