Jak klasyfikuje się wydatki na flotę samochodową? Jak w tym świetle kształtują się koszty serwisu, opon i leasingu? Jak zminimalizować koszty utrzymania floty pojazdów w firmie?
Koszty eksploatacyjne floty pojazdów w firmie
Rosnące ceny paliw to zaledwie wierzchołek góry lodowej wystającej ponad poziom ogólnych kosztów utrzymania floty samochodowej w przedsiębiorstwach. Jednym z istotnych czynników kształtujący ogólne koszty utrzymania floty pojazdów w firmie, jest zapewnienie odpowiedniego ogumienia aut oraz serwisowania.
Doskonałym przykładem optymalizacji kosztów jest wymiana ogumienia na opony letnie na podstawie umowy długoterminowej z podmiotem zewnętrznym. Tego typu kooperacja może przysporzyć firmie nawet kilkanaście procent zysku w postaci oszczędności na wydatkach paliwowych.
TCO (Total Cost of Ownership) floty samochodowej:
- Ubezpieczenie pojazdów;
- Zakup i wymiana opon;
- Koszty paliwa;
- Przeglądy i naprawy aut;
Wynagrodzenie osób koordynujących i nadzorujących wykorzystanie pojazdów służbowych;
- Spłaty zobowiązań kredytowych powstałych na skutek zakupu pojazdów na raty;
- Opłaty za wynajem lub leasing samochodów.
Nie można przy tym pominąć utraty wartości pojazdów, będących własnością podmiotu gospodarczego. Innymi słowy, nie da się w przyszłości zbyć poszczególnych składników floty za cenę nawet zbliżoną do wartości pierwotnej. Różnica pomiędzy ceną zakupy i sprzedaży także stanowi koszt.
Między innymi z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na leasing lub wynajem długoterminowy aut, wymieniając je na nowe po zakończonym okresie trwania danej umowy.
Z raportu TCO EurotaxGlass’s wynika, iż spośród wszystkich powyżej wymienionych kosztów największym obciążeniem dla przedsiębiorców są analogicznie:
- Utrata wartości pojazdu;
- Zużycie paliwa;
- Zużycie części eksploatacyjnych;
- Ubezpieczenie.
Wskazane badanie dotyczyło aut będących już w eksploatacji.
Jak obniżyć koszty eksploatacyjne floty samochodowej?
Rosnąca inflacja nałożyła na fleet managerów dodatkowe obowiązki w postaci poszukiwania rozwiązań mających zredukować wydatki ponoszone na utrzymanie floty samochodowej, a tym samym wygenerować dla firmy poważne oszczędności.
Oczywiście ograniczenie zużycia paliwa nie wchodzi raczej w grę, zatem warto skupić się na lepszej organizacji pracy kierowców, korzystniejszych umowach serwisowych czy też na korzystnym zbyciu aut wycofywanych z eksploatacji, czy to na skutek zużycia, czy też zmian oczekiwań przedsiębiorcy.
Czynniki pozwalające zminimalizować stałe i zmienne wydatki na flotę:
- Telematyka GPS;
- Oprogramowanie usprawniające zarządzanie flotą;
- Niższe kosztu ubezpieczenia;
- Obsługa floty przez inny podmiot (Outsourcing).
Telematyka GPS
Narzędzia telematyczne pozwalają skutecznie nadzorować wszystko, co dzieje się z poszczególnymi samochodami będącymi składnikami floty. W ten sposób można ograniczyć zbędne przestoje, nieautoryzowane przejazdy, a także podnieść efektywność planowania tras, wykluczając tzw. puste kursy.
Telematyka GPS pozwala też na gromadzenie danych, co umożliwia poddanie ich analizie pod kątem wydajności jednego lub nawet grupy pojazdów wykorzystywanych w firmie.
Oprogramowanie usprawniające zarządzanie flotą
Liczne systemy informatyczne dostępne na rynku pozwalają na wydajny nadzór nad pojazdami w sensie formalnym. Daty przeglądów, mijające terminy ubezpieczeń czy też odliczenia amortyzacyjne wymagają terminowości i skrupulatności. Jakiekolwiek niedopatrzenia mogą nieść za sobą poważne skutki prawne i finansowe. Stosując nowoczesne oprogramowanie, eliminuje się ewentualny błąd czynnika ludzkiego.
Niższe kosztu ubezpieczenia
Koszty polis OC i AC w przypadku przedsiębiorstw dysponujących większą liczbą pojazdów stanowią poważną część wydatków operacyjnych. Korzystając z faktu, że pośród towarzystw ubezpieczeniowych panuje dość intensywna konkurencja, warto zapoznać się z kilkoma ofertami, wybierając tę, która z punktu widzenia firmy będzie optymalną.
Obsługa floty przez inny podmiot (Outsourcing)
Jedną z najpopularniejszych metod ograniczania kosztów własnych w przedsiębiorstwach jest cedowanie pewnych obowiązków oraz czynności na firmy zewnętrzne (Outsourcing).
W przypadku obsługi pojazdów można podpisać umowę na czynności serwisowe, w tym także wymianę okresową ogumienia z zakładami mechanicznymi, wulkanizacyjnymi itp. W ten sposób przedsiębiorca ogranicza zatrudnienie, rezygnując z pracowników technicznych i biurowych.
