Dlaczego warto postawić na księgowość online?
- Automatyzacja: Zapomnij o ręcznym przepisywaniu faktur i obliczaniu podatków. Programy online automatycznie księgują dokumenty, wyliczają VAT, PIT i składki ZUS, a nawet oferują funkcje OCR do odczytywania danych z faktur.
- Oszczędność: Koszt korzystania z oprogramowania online jest zazwyczaj niższy niż zatrudnienie księgowego, a zaoszczędzony czas możesz poświęcić na rozwój swojego biznesu.
- Dostępność: Twoje dane finansowe są dostępne online 24/7 z każdego urządzenia z internetem, dając Ci stałą kontrolę nad finansami, gdziekolwiek jesteś.
- Zgodność z przepisami: Dobre programy są regularnie aktualizowane, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się polskimi przepisami podatkowymi i księgowymi.
- Kontrola finansów: Łatwo monitoruj przychody, koszty, status faktur i generuj potrzebne raporty, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji biznesowych.
Wraz z postępującą cyfryzacją administracji i wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, korzystanie z księgowości online staje się nie tylko wygodne, ale wręcz niezbędne.
Wybór idealnego programu dla Twojej firmy
Na rynku dostępnych jest wiele programów do księgowości online. Przy wyborze warto kierować się kilkoma kluczowymi kryteriami:
- Funkcjonalność: Sprawdź, czy program obsługuje Twoją formę opodatkowania (KPiR, ryczałt) i oferuje niezbędne funkcje: fakturowanie, ewidencję kosztów (OCR), obsługę ZUS i JPK (szczególnie JPK_V7), rozliczenia VAT.
- Łatwość obsługi: Interfejs powinien być intuicyjny i przyjazny dla początkujących użytkowników.
- Cena: Porównaj koszty abonamentów i dostępne pakiety, zwracając uwagę na darmowe okresy próbne lub wersje.
- Wsparcie: Upewnij się, że dostawca oferuje dobrą pomoc techniczną i merytoryczną (telefon, e-mail, czat, baza wiedzy).
- Bezpieczeństwo: Sprawdź, czy program zapewnia bezpieczeństwo Twoich danych (szyfrowanie, kopie zapasowe, zgodność z RODO).
W Polsce popularne i polecane dla małych firm są m.in. wFirma, inFakt, iFirma, FakturaXL i Fakturownia. Wiele z nich oferuje darmowe okresy testowe, co pozwala na wypróbowanie różnych opcji.
Pierwsze kroki: Zakładanie konta i konfiguracja
Po wyborze programu, pierwszym krokiem jest założenie konta i jego konfiguracja. Zazwyczaj proces ten jest prosty i polega na wypełnieniu formularza rejestracyjnego i potwierdzeniu adresu e-mail. Następnie konieczne jest wprowadzenie danych Twojej firmy, danych właściciela, ustawień podatkowych (forma opodatkowania, status VAT, okres rozliczeniowy), konfiguracji ZUS oraz firmowych rachunków bankowych. Warto poświęcić czas na dokładne uzupełnienie tych informacji, ponieważ będą one wykorzystywane do automatycznego generowania dokumentów i rozliczeń.
Podstawowa funkcjonalność: Wystawianie faktur
Wystawianie faktur to jedna z podstawowych czynności w prowadzeniu działalności. Programy do księgowości online znacznie ten proces ułatwiają. Możesz tworzyć bazę kontrahentów (często z opcją automatycznego pobierania danych z GUS), dodawać produkty i usługi do katalogu, a następnie w prosty sposób generować faktury, wybierając kontrahenta i dodając odpowiednie pozycje. System automatycznie obliczy kwoty netto, VAT i brutto. Możesz również wybrać formę i termin płatności, dodać uwagi i dostosować wygląd faktury. Po wystawieniu, fakturę możesz wysłać e-mailem do klienta lub – co staje się coraz ważniejsze – przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Zarządzanie danymi i generowanie niezbędnych dokumentów
Nowoczesne programy do księgowości online oferują rozbudowane funkcje importu i eksportu danych, co ułatwia migrację z innych systemów, integrację z bankami czy archiwizację danych. Kluczową funkcjonalnością jest również automatyczne generowanie niezbędnych raportów i deklaracji, takich jak Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub Ewidencja Przychodów (dla ryczałtu), Rejestry VAT oraz Jednolity Plik Kontrolny (JPK_V7). Wiele systemów umożliwia również bezpośrednią elektroniczną wysyłkę tych dokumentów do odpowiednich urzędów, co znacząco oszczędza czas i eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym wypełnianiu formularzy.
Księgowość online to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim efektywne narzędzie, które pozwala początkującym przedsiębiorcom skupić się na rozwoju swojej firmy, mając pewność, że ich finanse są prowadzone w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami.
