Obecnie pracodawcy muszą dla każdego pracownika prowadzić pełną dokumentację przebiegu zatrudnienia zwaną aktami osobowymi. Dochodzą do tego jeszcze ewidencje czasu pracy, ewidencje przydziału odzieży i obuwia roboczego, rejestr wykonywanych prac czy rejestry wypadków i wiele innych. Osobnym elementem jest również dokumentacja płacowa, obejmująca wynagrodzenia i opłacone składki na ubezpieczenia.
Dokumentacja związana z zatrudnieniem musi być przez przedsiębiorcę archiwizowana i przechowywana przez… 50 lat! To najwyższy wynik na świecie. Co więcej, pełne koszty archiwizacji ponosi przedsiębiorca.
Ministerstwo Rozwoju chce zmiany zarówno w czasie przechowywania dokumentacji jak i w samej jej formie. Okres archiwizacji ma zostać skrócony do 10 lat. Dodatkowo przepisy mają umożliwić przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej, znosząc dotychczasowy obowiązek posiadania akt pracowniczych w wersji papierowej.
Zmiany mają dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych od początku 2019 roku. Pracodawcy będą mogli jednak włączyć do 10-letniej archiwizacji również osoby, z którymi łączył ich stosunek pracy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
