Elektroniczny obieg dokumentów znacznie podnosi efektywność pracy zespołów. Na czym polega proces digitalizacji dokumentów i czy jest on opłacalny?
Czym jest cyfryzacja dokumentów?
Cyfryzacja dokumentów, inaczej nazywana digitalizacją jest złożonym procesem, którego celem jest nic innego, jak stworzenie cyfrowej wersji materiałów znajdujących się do tej pory na nośnikach analogowych. Nowoczesny system cyfryzacji pozwala na przechwycenie oraz przechowywanie niemal każdego rodzaju dokumentów: plików tekstowych, materiałów graficznych, video, czy też audio. Archiwizacja elektroniczna polega na automatycznym zapisie wybranych dokumentów w systemie komputerowym, co oznacza, że nie trzeba ich dłużej przechowywać w formie papierowej. Takiej dokumentacji nie da się usunąć przed określonym przez przepisy prawne terminem. Dokumentacja może być archiwizowana w formacie PDF, TIFF lub innych, powszechnie dostępnych. Posiadając je w systemie, można je w każdej chwili odtworzyć, a także edytować.
Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów?
Proces digitalizacji dokumentacji firmowej w Pika.pl składa się z kilku kroków. Rozpoczyna się od skanowania firmowego archiwum, które powinno zostać przeprowadzone w specjalnie wyznaczonym do tego pomieszczeniu zamykanym na klucz. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za digitalizację będą mogli zadbać o to, aby żaden dokument nie dostał się w niepowołane ręce lub po prostu się nie zagubił. Osoby zajmujące się skanowaniem dokumentacji powinny być odpowiednio przeszkolone pod kątem obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych. Sprzęt, którym przeprowadzana jest digitalizacja powinien być w miarę możliwości jak najnowszy i spełniający obowiązujące normy. Jeśli firma nie posiada takich zasobów, warto zdecydować się na współpracę z specjalnie wyszkoloną w tym kierunku firmą oferującą cyfrową archiwizacje dokumentów i inne pokrewne usługi.
Dlaczego cyfryzacja dokumentacji firmowej się opłaca?
Chcąc prowadzić nowoczesną firmę, która pragnie sprawnie funkcjonować, trzeba zainwestować w jej rozwój i jak najbardziej aktualne systemy zarządzania, a także w sprawny sprzęt elektroniczny. Dzięki niemu możliwa jest archiwizacja dokumentów firmowych w wersjach elektronicznych, co zdecydowanie przynosi firmie wiele korzyści w postaci oszczędności. Digitalizacja dokumentów staje się więc pewnego rodzaju koniecznością wynikającą ze zmieniającego się świata i jego specyfiki. Jej wdrożenie owocuje jednak niepodważalnymi korzyściami w postaci rozwoju firmy, obniżenia kosztów i usprawnienia pracy.
