Dlaczego należy sprawdzić zagranicznego kontrahenta w VIES?
Po pierwsze, dla celów podatkowych. Obecność kontrahenta w wyszukiwarce ze statusem czynnego podatnika VAT UE oznacza zastosowanie stawki VAT 0% (WDT). Natomiast negatywna odpowiedź oznacza zastosowanie stawki krajowej podatku VAT. Jeśli tego nie sprawdzisz, możesz mieć problemy stosując VAT 0%, gdy kontrahent nie jest obecny w bazie.
Po drugie, sprawdzenie kontrahenta zmniejsza ryzyko wejście we współpracę z osobą, która niekoniecznie ma uczciwe zamiary.
Jak korzystać z wyszukiwarki VIES?
Narzędzie do wyszukiwania podatników zarejestrowanych do VAT UE jest bardzo proste w obsłudze i wystarczy podać państwo, w którym firmę prowadzi kontrahent oraz numer VAT – odpowiednik NIP. Kliknij weryfikuj i gotowe. Jeśli podatnik jest zarejestrowany w VAT UE, wyszukiwarka wyświetli odpowiedź twierdzącą.
Negatywna odpowiedź – co oznacza?
Odpowiedź wyszukiwarki może brzmieć również negatywnie: numer VAT nieważny dla transakcji w obszarze UE. VIES czerpie dane z krajowych organów podatkowych i negatywna odpowiedź oznacza że:
- wpisany VAT nie istnieje,
- rejestracja jest w trakcie,
- kontrahent nie aktywował VAT UE.
Jak widać negatywna odpowiedź nie musi oznaczać, że kontrahent ma nieuczciwe zamiary. Po prostu w takiej sytuacji niezbędna jest dodatkowa weryfikacja. Najlepiej wówczas sprawdzić firmę w organie podatkowym w kraju, w którym ma siedzibę. Warto również dopytać, czy zgadza się nazwa firmy i adres. Co ważne, nie otrzymasz informacji o nazwie i adresie, podając numer VAT – ochrona danych osobowych. Natomiast, jeśli podasz adres i nazwę, to organ potwierdzi bądź zaprzeczy powiązanie między nimi a numerem VAT. Z organami podatkowymi w innych krajach skontaktujesz się telefonicznie bądź mailowo.
Wynik otrzymany z wyszukiwarki VIES dobrze jest zapisać w PDF i wydrukować – to potwierdzenie statusu zagranicznego kontrahenta na wypadek kontroli podatkowej.
