Wszechobecna cyfryzacja umożliwia niemal całkowite przeniesienie zarządzania przedsiębiorstwem do przestrzeni wirtualnej. Za pośrednictwem Internetu można załatwiać sprawy urzędowe, a dokumentacja elektroniczna jest respektowana z reguły w tym samym stopniu, co odręcznie podpisana faktura papierowa. Przedsiębiorcy nie chcą więc marnować miejsca na segregatory ani papieru na drukowanie faktur – wolą przechowywać dane w wirtualnych chmurach. Owocem tej zmiany są coraz to nowe narzędzia służące do ułatwienia zarządzania firmą.
Firmowe niezbędniki
Podstawową pomocą, którą docenią zwłaszcza początkujący przedsiębiorcy, jest program do fakturowania. Wyszukiwanie kontrahentów w bazie GUS, automatyczne numerowanie dokumentów czy gotowe szablony towarów i usług to nieoceniona wygoda. Firmy opierające swój biznes na handlu docenią także narzędzia e-commerce służące do prowadzenia sklepu internetowego. Wreszcie, idąc z duchem czasu, do sieci przeniosły się również usługi księgowe, a więc kluczowe działania każdego przedsiębiorcy. Zmiany te obejmują tylko podstawowe zadania każdej firmy, a do tego zestawienia doliczyć można rzadsze, choć równie istotne aspekty, w przypadku których najczęściej stosuje się outsourcing. Chodzi o wszelkiego rodzaju audyty, bilanse i raporty – zlecane często zewnętrznym podmiotom. Nie należy też zapominać o byciu na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, co z kolei wymaga konsultacji prawnych. Wprowadzenie RODO, JPK czy podzielonej płatności są tego najlepszymi przykładami.
Wszystko w jednym miejscu
Powyższe zestawienie to tylko kilka głównych narzędzi, które mogą znacząco usprawnić funkcjonowanie większości przedsiębiorstw, zwłaszcza w sektorze „mikro” i małych firm, gdzie obowiązek prowadzenia wszelkiej dokumentacji i pilnowania terminów spoczywa często na barkach właściciela. Jednak nawet korzystanie z programów ułatwiających pracę jest dodatkowym obowiązkiem, ponieważ wymaga umiejętności poruszania się między narzędziami i uzupełniania danych w każdym z nich z osobna. Ponadto opłacanie kilku faktur każdego miesiąca jest uciążliwe. W związku z tym większość przedsiębiorców na pewno zainteresuje możliwość zgromadzenia tych wszystkich spraw i zadań w jednym miejscu. Przykładem programu łączącego funkcje kilku mniejszych ERP.
Czym jest ERP?
Aby kompleksowo zająć się firmą, trzeba połączyć doraźne działania z planowaniem długofalowej strategii. Do tego właśnie służą programy oparte na systemie ERP (Enterprise Resource Planning), których zadaniem jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Integracja tego rodzaju jest pożądana zwłaszcza w przypadku mniejszych działalności, ponieważ w praktyce za funkcjonowanie firmy jest tam odpowiedzialna jedna osoba, ewentualnie niewielki zespół. Jednym z najnowszych rozwiązań ERP w Polsce jest Comarch ERP XT, którego możliwości znacznie wykraczają poza fakturowanie. Za pomocą tego narzędzia zarządzanie przedsiębiorstwem odbywa się sprawnie i intuicyjnie, ponieważ nie trzeba uzupełniać danych w kilku programach ani zasięgać opinii zewnętrznych podmiotów. Comarch ERP XT ułatwia prowadzenie wszelkiej dokumentacji. Przejrzysty panel przedstawia faktury kosztowe i sprzedaży, pomaga też kontrolować terminy płatności. Podliczanie dokumentów oraz uproszczone usługi księgowe możliwe są dzięki programowi, który dodatkowo automatycznie wyśle deklarację VAT-7 do urzędu skarbowego. Resztą zajmie się wybrane biuro rachunkowe zintegrowane z systemem, co dodatkowo przyspiesza cały proces. Żeby lepiej poznać efekty pracy oraz zaplanować strategię na przyszłość, w Comarch ERP XT można skorzystać z raportów Business Intelligence, których stworzenie jest stosunkowo łatwe. Program taki to także spora wygoda dla sklepów internetowych. Pomaga stworzyć e-commerce od zera, a także dotrzeć do klientów przez platformę Allegro.
Możliwość prowadzenia firmy z poziomu jednego programu dotyczy także urządzeń przenośnych. Narzędzie od Comarch to także aplikacja mobilna, którą można pobrać ze sklepu Google lub iTunes. Po zainstalowaniu programu w smartfonie dostępne są wszystkie najważniejsze opcje. Dane przechowywane są w wirtualnej chmurze, mogą być więc błyskawicznie pobrane na każde urządzenie. Łatwiejszego sposobu na prowadzenie firmy jeszcze nie było.
