Współczesne rozwiązania w zakresie zarządzania firmą i prowadzenia jej księgowości znacznie przyspieszyły i ułatwiły wiele czynności koniecznych do prawidłowego i sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. To, co jeszcze niedawno odbywało się na papierze (w wielu przypadkach konieczne było wysyłanie dokumentów), dziś można szybko wykonać zdalnie. Umożliwia to odpowiednie oprogramowanie.
Czym jest faktura? Jakie ma rodzaje?
Faktura VAT jest podstawowym dokumentem sprzedażowym przedsiębiorcy. Potwierdza transakcję między współpracującymi firmami. Kiedyś funkcjonowała wyłącznie w formie papierowej, współcześnie jednak w przeważającej części jest dokumentem elektronicznym. Aktualnie firmy nie mają obowiązku drukowania i podpisywania faktur, jeśli mają możliwość wysyłania ich elektronicznie. Oprócz podstawowej faktury VAT spotykamy się także z fakturami:
- faktura VAT marża – dokument sprzedaży, który różni się od zwykłej faktury podatkiem od towarów lub usług – jest on liczony od marży, a nie od całej wartości sprzedaży – faktura VAT marża nie daje prawa do odliczenia podatku VAT,
- faktura proforma – faktura, która nie jest dokumentem handlowym, traktuje się ją wyłącznie jako propozycję lub zapowiedź dokonania sprzedaży, na jej podstawie kupujący może dokonać płatności,
- faktura zaliczkowa – dokument, który rejestruje otrzymanie zaliczek na poczet końcowej płatności od partnera, na podstawie faktury zaliczkowej lub kilku takich faktur wystawiana jest faktura finalna,
- faktura walutowa – dokument taki jak faktura VAT, lecz wystawia się go w innej walucie niż PLN, przy wystawianiu faktury walutowej kwoty podawane są zarówno w walucie obcej, jak i w PLN.
Jak wygląda faktura?
Przedsiębiorca zobowiązany jest do tego, aby umieścić na fakturze wszystkie konieczne elementy. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów faktura VAT powinna zawierać m.in. takie elementy jak:
- data wystawienia oraz numer identyfikacyjny,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami i numerami NIP (w przypadku gdy nabywcą jest osoba prywatna, NIP nie jest konieczny),
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, w sytuacji gdy jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwa lub rodzaj towaru lub usługi,
- zakres wykonanych usług lub miara i ilość dostarczonych towarów,
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku – cena jednostkowa netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, które objęte są transakcją, bez kwoty podatku – wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku VAT,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
- kwota należności ogółem.
Jak wykorzystać komputer do wystawiania faktury?
Współczesne technologie umożliwiają przyspieszenie czynności związanych z przygotowaniem i wystawieniem faktury oraz natychmiastowe wysłanie jej do kontrahenta.
Odpowiedni program do faktur umożliwia także fakturowanie online – sporządzoną fakturę można szybko wysłać mailem.
Jaki program do wystawiania faktur wybrać?
Wiodącym na rynku programem do wystawiania faktur jest Comarch ERP XT. Wystarczy dodać kontrahenta, wprowadzając jego numer NIP, a program do faktur Comarch ERP XT automatycznie pobierze jego pozostałe dane z bazy GUS. Po wprowadzeniu nazw produktów lub usług możesz już wysłać gotową fakturę swojemu klientowi. Zwykle cały proces zajmuje nie więcej niż 10 sekund. Program do faktur Comarch ERP XT działa zawsze zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Fakturowanie online możliwe jest również przy użyciu aplikacji na telefony z systemami Android i iOS. Jedną z funkcji aplikacji mobilnej jest dodawanie towarów na fakturę poprzez odczytywanie ich kodów kreskowych kamerą telefonu.
OCR – sposób na przyspieszenie pracy z fakturami
OCR faktur w Comarch ERP XT umożliwia szybkie wprowadzanie danych ze skanów faktur lub zdjęć dokumentów. OCR to skrót od angielskiego Opitcal Character Recognition, co oznacza automatyczne rozpoznawanie tekstu.
Program rozpoznaje dane, a następnie wprowadza je w odpowiednie pola. Dane, które pobiera OCR Comarch ERP XT to:
- numer NIP – jest on sprawdzany w rejestrze GUS, a stamtąd pobierane są dane i przenoszone na dokument,
- numer dokumentu,
- data wystawienia i sprzedaży,
- forma płatności i termin płatności,
- stawki VAT, kwoty netto i brutto dokumentu,
- numer konta bankowego,
- waluta (PLN, EUR, USD, GBP).
Comarch ERP XT to program do wystawiania faktur, który dostępny jest również w wersji mobilnej. Dodatkowo pracę z fakturami ułatwia OCR faktur w Comarch ERP XT, który pozwala na skanowanie faktur i szybkie wprowadzanie danych ze skanów lub zdjęć.
