Jak wypełnić VAT-R – rejestracja płatnika

Dla kogo druk VAT-R

Jeśli jeszcze tego nie wiesz, to z tego tekstu dowiesz się dlaczego warto być VAT-owcem.

Druk VAT-R obecnie dostępny jest w trzech formach: papierowej, elektronicznej PDF oraz elektronicznej w systemie CEIDG. Szczególnie ta ostatnia wersja różni się pod względem wizualnym. Jednak jest to zawsze ten sam formularz, ma tę samą zawartość i tak samo numerowane i nazywane pola. Poniższa instrukcja pomoże więc wypełnić każdą z wersji tego dokumentu VAT-R.

Jak wypełnić VAT-R

Poniższa instrukcja wyjaśni Ci jak wypełnić VAT-R „punkt po punkcie”.

A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja…

Ta część jest bardzo krótka i jasna. Cel złożenia dokumentu jest rejestracyjny lub aktualizujący. Gdy mowa o „Naczelniku”, to należy wpisać np. „Urząd Skarbowy w Wejherowie” (uwaga, w dużych miastach jest więcej niż jeden urząd skarbowy – należy sprawdzić, który jest właściwy dla adresu zamieszkania przedsiębiorcy). W wersji elektronicznej dokumenty najlepiej w tym polu zacząć wpisywać nazwę miejscowości i następnie wybrać urząd z pojawiającej się listy. Pola 6 i 7 uzupełnia się wyłącznie wówczas, gdy przedsiębiorca posiada adres zamieszkania poza granicami Polski. Pozycje 8 i 9 wypełnia się tylko przy aktualizacji danych i zaznacza się w nich, czy zmienił się Urząd, do którego odprowadzany jest podatek VAT, co ma związek ze zmianą adresu zamieszkania.

{loadposition MF_TEXT_MIDDLE_JAK-WYPELNIC}

B. Dane podatnika

Ta część również nie powinna sprawiać większych problemów. Należy jedynie pamiętać, że przy rejestracji działalności gospodarczej pozostajemy osobą fizyczną.  Wersja elektroniczna w CEIDG dostosuje się do wybranej opcji, ale w wersji papierowej oraz PDF należy pamiętać, że:

• wpisujemy nazwisko i imiona zamiast nazwy pełnej,
• imiona rodziców zamiast skróconej nazwy,
• datę urodzenia zamiast datę rozpoczęcia działalności,
• podajemy adres zamieszkania, zamiast adresu siedziby.

Należy także wpisać PESEL. Przy tej okazji pojawia się określenie „osoba zagraniczna”. Jest to osoba, która nie posiada stałego miejsca zamieszkania na terenie Polski.

C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

Tutaj dopiero zaczynają się trudności i konieczne są wyjaśnienia. Dlatego dokładnie wyjaśniam jak wypełnić każde z pól oraz załączam przykładowy sposób wypełnienia całej drugiej strony dokumentu.

26. podatnik nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy

Osoba zakładająca pozarolniczą działalność gospodarcza jest podatnikiem w rozumieniu wskazanego artykułu – pozostawia więc puste to pole (zaznaczają to chyba wyłącznie organy administracji publicznej).

27. podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju

Jasna sprawa. W innym przypadku pozostawia się kwadracik pusty.

28. podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Osoba zakładająca pozarolniczą działalność gospodarczą ma prawo do owego zwolnienia, więc pozostawia kwadracik pusty – chyba, że: planuje dokonywanie dostaw towarów z udziałem metali szlachetnych, opodatkowanych podatkiem akcyzowym albo będzie świadczył usługi prawnicze lub jubilerskie. Również osoby, które zaznaczyły pole numer 27 nie mają prawa do zwolnienia.

29. podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Ponieważ drobny przedsiębiorca jest domyślnie zwolniony z bycia płatnikiem VAT, to ta opcja przydaje się tylko przy aktualizacjach. Wniosek – nie zaznaczać, gdy rejestrujemy się jako płatnik VAT.

30. podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 1-2, 4-15 i art. 82

Jako że większość towarów jest opodatkowana VAT-em, to nie zaznacza się tego pola. Najpopularniejsze wyjątki to: handel przedmiotami używanymi, prowadzenie kantoru wymiany walut, wykonywanie zawodu technika dentystycznego. Jednak nie można wówczas wykonywać żadnej innej działalności w ramach swojej firmy!

31. podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy

Należy zaznaczyć tylko gdy podatnik jest rolnikiem ryczałtowym.

32. podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Tak!, to jest właśnie opcja, którą zaznaczy większość Internautów czytających tę instrukcję. W ten sposób rezygnuje się z domyślnego podmiotowego zwolnienia z VAT i zgodnie z własnym życzeniem staje się „vatowcem”. Zaznaczamy.

33. podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy

Tę opcję zaznacza rolnik ryczałtowy, który rezygnuje ze zwolnienia.

34. podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Tę opcję zaznacza się nie przy dobrowolnej rezygnacji z podmiotowego zwolnienia VAT, lecz wówczas, gdy utraci się do niego prawo, czyli po przekroczeniu wielkości sprzedaży wynoszącej 200 tysięcy złotych w ciągu roku (lub proporcjonalnie do miesięcy, gdy nie prowadzi się działalności przez cały rok).

35. podatnik wykonuje czynności, o których mowa w art. 113 ust 13 ustawy

To jest alternatywa dla pola 32. Zaznaczamy je zamiast 32, gdy rejestrujemy się jako vatowiec nie dlatego, że rezygnujemy z domyślnego zwolnienia, ale dlatego że nas rodzaj działalności wymusza tę rejestrację. Sytuacja taka ma miejsce przede wszystkim w przypadku: dostarczania towarów z metali szlachetnych lub opodatkowanych akcyzą (oprócz papierosów), nieruchomości, części motoryzacyjnych, a także świadczenia usług prawniczych, doradczych, jubilerskich i ściągania długów. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja działalność należy do tej grupy, to zapytaj w urzędzie. To pole zaznaczają także firmy, których siedziby znajdują się poza terytorium kraju niezależnie od rodzaju działalności.

36. podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy

Dotyczy wyłącznie podmiotów zarejestrowanych jako płatnik VAT w innym kraju Unii Europejskiej, niż Polska i wysyłający towar opodatkowany VAT-em do polskich firm.

37. podatnik rezygnuje (zrezygnował) z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraj zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy

Jest to rezygnacja z opcji nr 36.

38. Data

Należy podać datę, od której wchodzi w życie opcja zaznaczona na polach od 27 do 37. Jeżeli chcesz być czynnym płatnikiem VAT od dnia rozpoczęcia działalności, to wpisujemy tutaj datę rozpoczęcia działalności. Jeśli rejestrujesz się jako vatowiec w trakcie działalności to możesz tutaj wpisać jedynie pierwszy dzień następnego miesiąca.

39. Obowiązek podatkowy u małych podatników

Mowa o tzw. „metodzie kasowej”. Poniżej opis dla dociekliwych – jeśli tego nie potrzebujesz to możesz przejść do następnego punktu, pozostawiając te pola puste.

Ustala ona moment, w którym następuje zobowiązanie z tytułu podatku VAT względem urzędu. Jeśli się ją wybierze, to zobowiązanie przekazania Urzędowi otrzymanego od klienta podatku VAT powstaje dopiero w dniu opłacenia towaru lub usługi, co może mieć miejsce np. tydzień po wystawieniu faktury. Również pomniejszenie zobowiązania z tytuły VAT następuje dopiero w momencie opłacenia zakupionych towarów, materiałów, czy usług. Prawo do prowadzenia metody kasowej traci się, gdy sprzedaż brutto z zeszłego roku przekroczy próg 1 200 000 euro (lub 45 000 w przypadku pewnych usług finansowych, np. biura maklerskiego). Można jednak nie wybierać metody kasowej, z czego na pewno ucieszy się księgowy, bowiem wprowadza mu ona więcej obowiązków (więcej się też za to płaci) – wówczas zostawia się puste wszystkie trzy kwadraciki. Czy warto się na to decydować? Teoretycznie tak, bo płaci się podatek dopiero, gdy otrzyma się na niego pieniądze. W praktyce konieczność ewidencji dat wpływów jest bardzo uciążliwa, np. przy dużej liczbie transakcji, a korzyści mogą być znikome, np. w handlu, gdzie klient płaci za towar w momencie zakupu, więc obowiązek podatkowy i tak powstaje od razu. Można więc odnieść wrażenie, że więcej z tym kłopotu niż pożytku.

44. Deklaracje kwartalne

Możliwość rozliczania podatku VAT co 3 miesiące powstaje dopiero po roku prowadzenia firmy. Jeśli wiec właśnie rozpoczynasz działalność, to nie możesz skorzystać z tej opcji i pola te pozostawiasz puste. Jest to bardzo wygodne, bo w ciągu roku składa się mniej deklaracji rozliczeniowych VAT-7K (ich liczba spada z 12 do 4, a literka K oznacza deklaracje kwartalne). Poza tym przez dłuższy okres dysponuje się większymi kwotami na koncie firmowym i można nimi obracać w tym czasie (chociaż zalecam wielką ostrożność, aby pieniądze te na czas zawsze wracały i w kwietniu, lipcu, październiku i styczniu mogły zostać wpłacone na konto urzędu).

47. Szczególne procedury

Dotyczy taksówkarzy (pozycja pierwsza i druga) i osób zajmujących się złotem (pozycja trzecia i czwarta).

C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

Stawiamy krzyżyk przy polu nr 50, gdy będziemy rozliczać się co miesiąc, czyli jest to właściwa opcja dla większości przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą.

Z kolei 51 zaznaczamy tylko przy rozliczeniach kwartalnych (możliwe dopiero po roku działalności). Opcja nr 52 czyli VAT-8 dotyczy podatników, którzy nie mają obowiązku składania żadnej z powyższych deklaracji – to głównie import z krajów UE (jako wyłącznej działalności). No i ostatnie pole, czyli VAT-12 dotyczy taksówkarzy, którzy w polu nr 47 części C.1. wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu.

Pozostanie podanie miesiąca, od którego rozpoczniemy przysyłanie dokumentów rozliczeniowych. W praktyce należy wpisać ten sam miesiąc, który widnieje w polu 38.

_przykład

C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

58. podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym dostawy, do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy…

Zaznacza przedsiębiorca, który planuje wewnątrzwspólnotowe nabycie lub dostawę towarów lub import/eksport usług.

59. podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny lub osoba prawna niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy…

Zaznaczają podmioty, które nie są płatnikami VAT, lecz dokonują zakupów towarów w krajach UE. Ciebie więc nie dotyczy jeśli właśnie rejestrujesz się jako „vatowiec”.

60. podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy…

Dotyczy „nie-vatowców”, którzy planują import lub eksport usług opodatkowanych VAT-em.

61. Przewidywana data rozpoczęcia dokonywania czynności wymienionych w poz. 58, 59 lub 60

Wpisujemy jeśli zaznaczyliśmy którąś z wymienionych opcji.

62. podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT UE zaprzestał dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw oraz wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów oraz świadczenia usług, do…

Zaznaczają podatnicy podatku VAT we wnioskach aktualizacyjnych, gdy przestają dokonywać czynności, które zgłosili zaznaczając uprzednio pole nr 58.

Dowiedz się więcej o wewnątrzwspólnotowych rozliczeniach VAT.

D. Wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT

W tym miejscu można zaznaczyć chęć otrzymania pisemnego potwierdzenia rejestracji firmy jako czynny płatnik VAT. Jednak opcja ta wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty w wysokości 170 zł. Obecnie rejestr VAT jest dostępny w Internecie i nie ma praktycznie żadnej potrzeby posiadania takiego potwierdzenia. Zatem polecam zaznaczyć „nie”.

E. Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

To już tylko kilka pól, które nie powinny nikomu sprawić problemu. Podpowiem tylko, że oczywiście nie istnieje obowiązek podania telefonu, ani adresu e-mail, jednak bardzo ułatwia on kontakt w razie wątpliwości po stronie urzędu.

Części F się nie wypełnia.

Formularz gotowy. Na wersji papierowej nie zapomnij się podpisać (serio, zdarza się to częściej, niż może Ci się wydawać :).