Instrukcja aktualna na rok 2024.
Zakładanie działalności gospodarczej
Większość czynności możemy wykonać przez internet. Zakładanie firmy zaczynamy od zalogowania się do Konta Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl i wypełnienia na niej formularza CEIDG (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Zobacz instrukcję wypełnienia formularza – tam również dwa słowa o sposobach wysyłania i podpisywania formularza online (polecam tzw. Profil Zaufany). Można też skorzystać z łatwiejszego formularza udostępnianego przez mBank w celu założenia firmy i konta firmowego jednocześnie. Możesz już teraz wypełnić formularz z linku powyżej, a potem doczytać tekst poniżej dla samej wiedzy, bo bank i tak przeprowadzi Cię przez wszystkie kroki.
W przyszłości tym samym formularzem zgłasza się wszelkie zmiany danych. Na ten obowiązek posiada się 7 dni od ich zaistnienia. Uwaga. Jeżeli rejestrując firmę nie posiadasz jeszcze NIP-u, to po jego otrzymaniu nie musisz aktualizować danych w systemie CEIDG, bo pojawia się on tam automatycznie.
We wniosku CEIDG należy podać m.in. rodzaj działalności. W tym celu stworzona została Polska Klasyfikacja Działalności, która zawiera spis czynności, jakie może wykonywać przedsiębiorstwo. Do formularza CEIDG wpisuje się jedynie numery wybranych czynności.
Wypełniając formularz wybieramy również formę opodatkowania podatkiem dochodowym. Wprawdzie większość przedsiębiorców pozostaje przy skali podatkowej, to warto poznać wszystkie formy opodatkowania działalności gospodarczej.
Kliknij, aby otworzyć w dodatkowym oknie przeglądarki:
- jak wypełnić formularz CEIDG (instrukcja z przykładem),
- wybór kodów działalności PKD,
- więcej o formach opodatkowania.
Biuro rachunkowe albo księgowość internetowa
W formularzu CEIDG należy wskazać, kto będzie prowadził dokumentację finansową firmy. Jeśli nie wiemy jeszcze w momencie wypełniania wniosku, z jakim biurem księgowym będziemy współpracować, to wybieramy opcję samodzielnego prowadzenia dokumentacji, a później nasz wpis aktualizujemy (podając dane biura księgowego).
W praktyce masz do wyboru jedną z dwóch opcji: księgową z krwi i kości lub księgowość internetową – tę polecam w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, niezatrudniającej pracowników. Księgowość online jest korzystna również przy dużej liczbie faktur, bo opłata jest stała, niezależnie od liczby dokumentów. Oprócz swojej podstawowej funkcji portal ten jest jednocześnie programem do fakturowania, prowadzenia magazynu i wielu innych rzeczy. Tworzy również wszelkie ewidencje i deklaracje podatkowe (w tym Jednolity Plik Kontrolny), a nawet wysyła je przez internet do urzędów. Wszystko jest proste do tego stopnia, że samodzielne rozliczenie miesiąca działalności zajmuje 3 minuty. Udowadnia to księgowość Firmino (posiada specjalny kreator rozliczeń, typu „krok po kroku”)
Tradycyjne biuro księgowe przyda się z kolei przy bardziej rozbudowanych projektach, gdy np. zatrudniasz pracownika (prawo pracy i rozliczenia wynagrodzeń to osobna działka i prowadzenie księgowości w takich przypadkach jest trudniejsze). Tutaj jednak nigdy nie wiadomo, na kogo się trafi. Dlatego polecam biura rachunkowe prowadzone wg określonego standardu, np. należące do inFakt (tym linkiem zgarniesz rabat 10% na pierwszą płatność). Oni również pomogą założyć działalność gospodarczą i to za darmo, jeśli zdecydujesz się na ich usługi księgowe.
Otwórz w nowym oknie przeglądarki:
- księgowość internetowa – jak wybrać.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Przedsiębiorca w ZUS-ie posiada podwójną osobowość. Występuje on jednocześnie jako tak zwany Płatnik, czyli osoba wpłacająca składki (za siebie samego i swoich pracowników) oraz jako Ubezpieczony (jakby na równi ze swoimi pracownikami). Na początku wydaje się to trochę skomplikowane, ale jest to całkiem praktyczne. Jako płatnik wpłacamy składki, a jako ubezpieczony korzystamy z ubezpieczeń, np. służby zdrowia.
Pełny wymiar składek na ZUS jest dosyć dużą kwotą – szczególnie dla początkującego przedsiębiorcy, który jeszcze nie notuje przychodów. Dlatego istnieje szereg ulg, które pomniejszają wysokość opłacanych składek w początkowym okresie prowadzenia działalności gospodarczej. Są nimi przede wszystkim tzw. ulga na start i mały ZUS – ich omówieniu poświęcam osobny tekst.
Do ZUS-u składamy jeden z dwóch podstawowych dokumentów:
- ZZA – rejestracja tylko do składki zdrowotnej:
- jak chce się skorzystać z „ulgi na start” LUB
- jak jest się jednocześnie zatrudnionym na umowę o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnej pensji krajowej.
- ZUA – rejestracja do wszystkich składek:
- w pozostałych sytuacjach (w tym również rejestracja do „małego ZUS-u”).
Jeśli chcesz zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, to wypełnij także formularz ZCNA.
Druki te można wypełnić w momencie zakładania działalności, jako fragment formularza CEIDG. Jeśli się tego nie zrobi w ten sposób, to ma się wówczas 7 dni od daty rozpoczęcia działalności na dostarczenie do ZUS-u dokumentów ZUA lub ZZA na ich papierowych formularzach (możliwa jest również wysyłka pocztowa – tylko użyj przesyłki poleconej, a dowód nadania załącz do kserokopii dokumentu).
Czytaj w nowym oknie:
- więcej informacji o opłacaniu ZUS-u – dowiesz się m.in. czym jest „ulga na start” i „mały ZUS”,
Urząd Skarbowy – jeśli chcesz być VAT-owcem
Numer NIP pozostaje niezmieniony – nasz osobisty numer staje się numerem firmy w momencie jej powstania. Jeżeli dotąd nie posiadało się NIP-u, to zostanie on nadany przy realizacji przez Ministerstwo naszego wniosku o założenie firmy. Aby go poznać, najprościej jest wyszukać swój wpis korzystając z wyszukiwarki przedsiębiorców. Każdy wpis powinien tam pojawić się najpóźniej w 3 dni od podpisania wniosku CEIDG, a najczęściej jest już następnego dnia.
W formularzu CEIDG informujemy Urząd Skarbowy o wybieranej formie opodatkowania i co za tym idzie rodzaju prowadzonej dokumentacji księgowej – to masz już za sobą. Musisz też zdecydować, czy chcesz być czynnym podatnikiem VAT. Jeśli tak, to składasz dokument o nazwie VAT-R. Podobnie jak dokumenty do ZUS, tak samo VAT-R możesz wypełnić wraz z wnioskiem CEIDG lub w wersji papierowej, którą należy zanieść lub wysłać do Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności.
Trzeba wiedzieć, że VAT jest to podatek od dóbr i usług i jest tak skonstruowany, że obciąża klienta, a firma jedynie go przekazuje na konto skarbówki. Komu opłaca się być VAT-owcem? Najprościej mówiąc tym, którzy do prowadzenia działalności sami muszą kupować z VAT-em (np. materiały lub usługi).
Czytaj w nowym oknie:
- wszystko o byciu VAT-owcem – kiedy warto,
- instrukcja wypełnienia formularza VAT-R (z przykładem).
Czy potrzebuję pieczątki dla własnej firmy?
Wprawdzie nie istnieje żaden prawny wymóg wyrobienia pieczęci firmowej, to jednak jej posiadanie często okazuje się przydatne, a że jej uzyskanie nie stanowi wielkiego trudu ani kosztu, to warto się o taką pieczęć postarać. Na większości urzędowych druków i deklaracji znajduje się pole na pieczątkę, lecz jej użycie nie jest obowiązkowe. Można jej używać przy fakturach i na umowach handlowych, lecz również nie trzeba.
Co umieszcza się na takiej pieczęci:
- pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy),
- adres siedziby,
- może być telefon, faks, e-mail,
- REGON i NIP.
Konto bankowe – wybierz najlepsze
Po wprowadzeniu split payment, posiadanie rachunku firmowego w banku jest konieczne. O tym i wszystkim, co trzeba wiedzieć o kontach firmowych, napisałem w osobnym artykule pt. Jak wybrać konto bankowe dla firmy. Tam też znajdziesz aktualny ranking najlepszych kont dla małych firm. Gorąco zachęcam do założenia konta firmowego poprzez tamten artykuł, ponieważ pozwala to utrzymać się mojej stronie w Internecie.
Osobiście polecam Konto Przekorzystne Biznes w Pekao. W celu wybrania banku dla siebie możesz też skorzystać z krótkiego quizu pt. Konto firmowe dopasowane do Twoich potrzeb, w którym wystarczy odpowiedzieć na 8 prostych pytań, aby otrzymać rekomendacje. W każdym razie udając się do banku lub wypełniając formularz on-line należy posiadać:
- dowód osobisty,
- numer NIP, jeżeli został już nadany.
Po założeniu firmowego konta bankowego należy koniecznie poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG.
Czytaj w nowym oknie:
- Jak wybrać konto bankowe dla firmy.
- Quiz: Konto firmowe dopasowane do Twoich potrzeb.
- Analiza Konta Przekorzystnego Biznes w Banku Pekao.
Już wiesz jak założyć działalność gospodarczą. Pozostaje mi tylko życzyć Ci powodzenia w biznesie!
Źródła: - https://biznes.gov.pl - https://prod.ceidg.gov.pl - https://www.zus.pl - https://podatki.gov.pl
