Świat biznesu (również małego) nie jest chroniony przed nieuczciwością, a wręcz bardziej na nią narażony. Kontrakty między kontrahentami opiewają często na niemałe kwoty, a to pokusa dla oszustów. Przedsiębiorca styka się z takimi działaniami już na początku działalności, gdy chwilę po rejestracji firmy otrzymuje pisma próbujące wyłudzić opłaty za wpisy do różnego typu rejestrów, udających te oficjalne i urzędowe (uważajcie na nie i pamiętajcie, że wpis do CEIDG jest darmowy).
Później, w codzienności biznesowej nietrudno trafić na nierzetelnego kontrahenta czy wykonawcę. Jest kilka spraw, na które należy zwrócić uwagę przed rozpoczęciem współpracy, by uchronić się od przykrości i poważnych problemów.
Nieuczciwy kontrahent – jak go rozpoznać
Warto zacząć od kwestii samego sposobu kontaktu. W przypadku większych umów dość oczywiste wydaje się spotkanie twarzą w twarz, jednak przy mniejszych zleceniach często kontaktujemy się z wykonawcą czy odbiorcą usług lub produktów tylko przez kanały takie jak telefon lub e-mail. I tu ważna uwaga – wszystkie ustalenia telefoniczne powinno się potwierdzać mailowo. Jeśli kontrahent unika formy pisanej, kontaktuje się tylko telefonicznie, tłumacząc się, że nie ma czasu na pisanie e-maili, powinno to obudzić naszą czujność. Warto pamiętać, że ustalenia pisemne są łatwiejsze do weryfikacji, a w razie konfliktu i konieczności rozwiązania go na drodze sądowej – stanowią dowód w sprawie.
Kolejną rzeczą jest sprawa umowy. Przy mniejszych pracach zdarzają się wykonawcy, którzy celowo przedłużają termin jej podpisania. Akceptują warunki dotyczące zakresu prac i wynagrodzenia, ale zanim podpiszą sam dokument, proszą o przelanie zaliczki za wykonanie usługi. To znak, że powinniśmy być szczególnie ostrożni. Wynagrodzenie za wykonane prace, pełne czy częściowe w formie zaliczki, powinno być regulowane dopiero po podpisaniu umowy i zgodnie z jej warunkami. Jest to niby oczywiste, wszyscy o tym wiedzą, ale jakoś wciąż się okazuje, że kolejni ludzie dają się nabrać na taki wybieg.
Jeśli przyszły kontrahent w negocjacjach warunków umowy skupia się przede wszystkim na punktach związanych z brakiem realizacji jej założeń, powinno to również wzbudzić wątpliwości co do jego zamiarów. Uczciwy kontrahent będzie przede wszystkim omawiał warunki realizacji umowy, a nie uporczywie dążył do usunięcia z niej np. sankcji czy kar umownych za niedotrzymanie tych warunków.
Warto pamiętać, że nawet podpisana umowa nie zabezpiecza w pełni naszych interesów. Może bowiem okazać się, iż podpisała ją osoba, która nie ma uprawnień do zawierania tego typu kontraktów. Warto więc zweryfikować, kto ma prawo do reprezentacji danego podmiotu, czyli do podpisywania formalnych dokumentów o współpracy. W przypadku działalności jednoosobowych jest to zazwyczaj właściciel firmy. Spółki handlowe wpisane są do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie takiego podmiotu do KRS musi zawierać informacje o osobach upoważnionych do ich reprezentacji, można więc w łatwy sposób sprawdzić ich imiona i nazwiska.
Trzeba też uważać na umowy, w których to my jesteśmy stroną wykonującą zlecenie. Zdarza się, że w takiej sytuacji wykonawca jest proszony o realizację dodatkowych prac, nieuwzględnionych w wiążącej go z kontrahentem umowie. Ich wykonanie na rzecz nieuczciwego zleceniobiorcy może oznaczać brak wynagrodzenia, czyli wykonanie tych zadań nieodpłatnie.
Jak ustrzec się przed nieuczciwymi kontrahentami?
Działalność przedsiębiorcy musi wiązać się z ostrożnością. Być może nie jesteśmy w stanie ustrzec się przed wszystkimi nieuczciwymi działaniami kontrahentów, zachowując jednak pewne standardy możemy znacznie zmniejszyć ryzyko podjęcia współpracy z oszustami.
Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy przed zawarciem umów z nowym kontrahentem jest jego dokładne sprawdzenie. Obecnie weryfikacji można poddać firmę choćby wpisując jej nazwę w wyszukiwarce internetowej. Jeśli nasz przyszły kontrahent podjął już w przeszłości jakieś nieuczciwe działania, z dużym prawdopodobieństwem zostały one opisane w Sieci.
Informacje o innych przedsiębiorcach można uzyskać także z rejestrów i ewidencji takich jak CEIDG oraz KRS. Przed samym podpisaniem umowy można poprosić przyszłego kontrahenta o okazanie dokumentów rejestrowych czy zaświadczenie z Urzędu Skarbowego lub ZUS-u potwierdzające brak zaległości w uiszczaniu podatków czy składek.
Zapisy umów warto konsultować z prawnikiem. Język prawniczy bywa zawiły i niektóre zapisy mogą wydać nam się zupełnie nieszkodliwe, a w rzeczywistości powodować poważne konsekwencje. Sprawdzenie umowy, którą otrzymujemy od przyszłego kontrahenta uchroni nas przed ewentualnymi problemami wynikającymi z jej nieopatrznego podpisania.
W przypadku, gdy to my jesteśmy stroną realizującą zlecenie dla nowego zleceniodawcy, warto wystawić fakturę na zadatek za wykonanie usługi. Jeśli kontrahent nie opłaci tego dokumentu, jest duże prawdopodobieństwo, że będzie problem również ze ściągnięciem należności po wykonaniu prac. Zadatek zabezpiecza przed nieodpłatnym wykonaniem zadań, a jednocześnie pozwala sprawdzić rzetelność partnera biznesowego.
Zastosowanie się do kilku prostych zasad może znacząco obniżyć ryzyko rozpoczęcia współpracy z nieuczciwymi kontrahentami. Warto więc stosować się do nich za każdym razem, przed podpisaniem nowego kontraktu.
