Co bardzo ważne, brak prowadzenia dokumentacji z obowiązkowymi informacjami na temat pracownika traktowane jest jako wykroczenie. Wszelkie zasady dotyczące zawartości akt osobowych opisano w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku. Według zapisów tego rozporządzenia akta osobowe powinny być podzielone na 4 części.
Część A
W tej części akt osobowych pracownika zawiera dokumenty zgromadzone w procesie rekrutacji na dane stanowisko, a więc m.in. CV lub podanie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (oraz inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie), dokumenty potwierdzające umiejętności i kwalifikacje (dyplomy, certyfikaty itp.), świadectwa ukończenia szkoły orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
Część B
To natomiast wszystkie dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, a więc przede wszystkim umowa o pracę, ale też np. dokumenty określające zakres obowiązków, powierzenia pracownikowi mienia firmowego, wszelkie pisma związane z przyznawaniem kar, nagród, wyróżnień, ale też z udzielaniem dodatkowych urlopów (np. macierzyńskiego) itp. To tu gromadzone są również orzeczenia lekarskie po okresowych i kontrolnych badaniach.
Część C
Dedykowana jest dokumentom związanym z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej. Dotyczy to sytuacji, w których pracownik jest karany, lecz po roku nienagannej pracy – zgodnie z prawem – wszelkie wpisy dot. tej kwestii zostają trwale usunięte. Dlatego też dokumenty te wyodrębnia się w osobnej części – aby było łatwo je zlikwidować.
Część D
Zawarte powinny być w niej pisma dokumentujące ustanie stosunku pracy, a więc w szczególności: wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy oraz umowa o zakazie konkurencji, jeśli była taka zawarta.
Poza aktami osobowymi w obowiązku pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego z pracowników. Zawiera ona informacje dotyczące przepracowanych godzin, ale także urlopów, zwolnień (np. lekarskich).
Należy dodać, że akta pracownicze należy przechowywać przez 10 lat od ustania stosunku pracy z daną osobą. Ponadto od 1 stycznia 2019 roku istnieje możliwość gromadzenia wszystkich dokumentów w formie elektronicznej.
