Cztery podstawowe funkcje zarządzania to planowanie, organizowanie, motywowanie oraz kontrolowanie. Właśnie tymi obszarami musi zająć się każdy przedsiębiorca, który podjął decyzję o zatrudnieniu pracowników.
Po pierwsze: dowodzenie
Organizując zespół pracowników, właściciel firmy staje się ich przywódcą. Mówi się, że dobry lider to osoba charyzmatyczna. Oczywiście jest to cecha, która znacznie ułatwia zarządzanie zespołem, ale nie jest niezbędna. Najważniejsza w kierowaniu ludźmi jest autentyczność oraz empatia. Pracownicy muszą czuć zaufanie do swojego pracodawcy, wtedy stają się lojalni i pracują bardziej efektywnie. Ocenia się, że dobry lider przez 95% czasu stara się pomagać swoim podwładnym i wspierać ich w wykonywaniu powierzonych zadań. Pozostałe 5% to rozwiązywanie sytuacji trudnych i konfliktowych, w których trzeba podjąć decyzje, pociągnąć do odpowiedzialności, a nawet zwolnić pracownika. Bardzo istotne jest, by być konsekwentnym – to właśnie konsekwencja oraz uczciwość buduje szacunek pracowników do ich szefa.
Po drugie: komunikacja
Podstawą efektywnej pracy jest dobre komunikowanie się. Bardzo istotne jest, by komunikacja funkcjonowało prawidłowo od samego początku współpracy z nowym pracownikiem. Należy jasno określić zasady pracy, wskazać zadania i obowiązki, a także zakres odpowiedzialności. Na początku pracy każdy pracownik powinien być poinformowany o stosowanych w firmie technikach komunikacji w zespole oraz na linii podwładny–szef. Może to być komunikacja werbalna, ale także przy użyciu technologii i narzędzi, np. poprzez pocztę elektroniczną czy komunikatory.
W trakcie wspólnej pracy na rzecz projektów firmy bardzo ważna jest bieżąca wymiana informacji. W małych firmach taką rolę często spełniają spotkania grupowe. Pozwalają one na przedyskutowanie spraw i zespołowe rozwiązanie bieżących problemów. Takie spotkania mają również na celu planowanie zadań oraz kontrolę ich wykonania. Warto przeprowadzać je cyklicznie, np. na początku każdego tygodnia. Wtedy pracownicy wiedzą dokładnie, kiedy będą mogli przekazać swoje wątpliwości czy wskazać problemy do rozwiązania.
Równie istotne dla odpowiedniego zarządzania są spotkania indywidualne. Pomagają one zbudować zaufanie pracownika do szefa. Właściciel firmy może w trakcie takich spotkań na bieżąco rozwiązywać problemy pracownika, omawiać z nim wykonaną przez niego pracę oraz weryfikować jej efektywność. Tu warto zaznaczyć, że generalna zasada dotycząca dobrego zarządzania głosi: chwal publicznie, krytykuj osobiście.
Ocenianie pracy
Spotkania indywidualne z pracownikami przede wszystkim służą ocenie ich pracy. Pozwalają na weryfikację efektywności, dostrzeżenie w porę ewentualnych problemów z wykonaniem zadań i pomoc w ich rozwiązaniu.
Ocena pracy powinna opierać się o wcześniej ustalone kryteria. Dzięki temu jest ona jasna i nie budzi wątpliwości zarówno lidera, jak i pracownika. Jeśli pracownik wykazuje się szczególnym zaangażowaniem i realizuje zadania lepiej niż zakładano, warto pochwalić go w gronie całego zespołu. Wszelkie inne kwestie związane z oceną pracy należy jednak omawiać na spotkaniach indywidualnych.
W niektórych firmach skłania się również pracowników do przeprowadzenia samooceny. Okazuje się bowiem, że ludzie potrafią być krytyczni wobec siebie i, gdy coś poszło nie tak, własna negatywna ocena ich pracy będzie lepiej motywowała ich do poprawy niż reprymenda od przełożonego.
Czego nie należy robić podczas oceniania pracownika? Na pewno negatywnie odbierany jest brak obiektywizmu, a co się z nim wiąże – nadmierna pobłażliwość oraz surowość. Zarówno krytyka, jak i pochwały powinny mieć swój umiar. Pochopna ocena negatywna może spowodować, że pracownik poczuje się niesprawiedliwie traktowany i będzie pracował mniej efektywnie. Nie należy również szufladkować pracownika na podstawie zdarzeń z przeszłości, np. stale negatywnie oceniać mimo znacznej poprawy i wzrostu zaangażowania.
Motywowanie kluczem do sukcesu
Ocenianie pracy pozwala kontrolować wykonywanie obowiązków przez pracowników oraz umożliwia na bieżące chwalenie i krytykowanie, co zdecydowanie wpływa na efektywność.
To właśnie ocena jest wstępem do motywowania. System motywacyjny niezbędny jest w każdej firmie, nawet tej najmniejszej. Pracownicy, którzy znają potencjalne nagrody za dobre wykonanie obowiązków, pracują efektywniej.
Do najpopularniejszych motywatorów należą premie finansowe. Są one najbardziej pożądane przez pracowników, szczególnie gdy ich wynagrodzenia są niskie lub średniej wysokości. Jeśli pracownicy zarabiają więcej, zachęcać do pracy mogą ich motywatory pozapłacowe. Do najistotniejszych należy tu ciekawa praca – czyli obowiązki, które nie są monotonne i dają dużą satysfakcję pracownikom. To dzięki powierzaniu coraz to trudniejszych i bardziej odpowiedzialnych zadań, pracownicy realizują swoje potrzeby rozwoju i osiągnięć. W małych firmach, które mają ograniczoną strukturę, trudno jest kusić pracowników awansami „w górę” hierarchii. Jednak można wypracować system tzw. awansów „w poziomie”, np. poprzez powierzanie im dodatkowych projektów do realizowania bez zmiany stanowiska.
W wielu małych firmach motywuje się pracowników również dodając świadczenia takie jak karty sportowe, prywatną opiekę medyczną czy organizując cyklicznie wspólne wyjścia integracyjne. Takie działanie wzmacnia przywiązanie do firmy i buduje więzi w zespole.
Niektóre firmy umożliwiają pracownikom rozwój umiejętności osobistych w godzinach pracy, np. przeznaczając jeden dzień w miesiącu na realizowanie prywatnych projektów, udział w szkoleniach oraz podnoszenie kwalifikacji. To nie tylko motywator, ale również ogromna korzyść dla przedsiębiorstwa. Coraz lepiej wykwalifikowani pracownicy to ogromny atut firmy, a także miara jej sukcesu. Warto więc umożliwić pracownikom udział w kursach, studiach podyplomowych czy choćby samodzielne pogłębianie wiedzy, nawet jeśli ma to się odbywać w godzinach pracy.
