Kilometrówka
Przedsiębiorcy prowadzący małe firmy nie zawsze decydują się na wprowadzenie samochodu do majątku firmowego. Często do celów służbowych związanych z działalnością wykorzystują samochód prywatny.
W takiej sytuacji wszelkie koszty związane z eksploatacją auta, czyli naprawy, paliwo oraz części, można rozliczać stosując metodę tzw. kilometrówki. Ewidencja przebiegu pojazdu, bo taka jest jej oficjalna nazwa, to spis wszystkich tras i celów podróży wraz z ich datą i liczbą przebytych kilometrów. Sumę tych kilometrów mnoży się co miesiąc przez stawkę maksymalną kilometrówki ustaloną odgórnie.
Samochód a VAT
Kilometrówka jest tylko jedną z metod stosowanych przez firmy do rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem pojazdów w działalności. Przedsiębiorcy będący zarejestrowanymi płatnikami VAT chętniej korzystają z metody księgowania wszystkich faktur kosztowych związanych z zakupem i późniejszą eksploatacją samochodu (np. części, naprawy, paliwo, polisa OC).
Bardzo ważne jest jednak, że nie cała kwota faktury zaliczana jest do kosztów. Jeśli przedsiębiorca jest płatnikiem VAT, to w pierwszej kolejności do rejestru tego podatku trafia połowa jego wartości. Na przykład: zatankowanie paliwa za 123 zł (100 zł netto + 23 zł VAT) pomniejsza podatek VAT o 11,50 zł. Następnie pozostała kwota, czyli suma netto oraz pozostałe 50% VAT-u (w naszym przypadku to 111,50 zł) bierze udział w obniżaniu podatku dochodowego – jednak też nie w całości, a jedynie 75% tej sumy (czyli 83,63 zł, co da nam oszczędność równą 15,05 zł na podatku dochodowym).
Jeśli przedsiębiorca chce do kosztów włączać 100% wartości wskazywanych na fakturach, musi udowodnić, że auto wykorzystywane jest wyłącznie do celów służbowych oraz rozliczać wspomnianą wcześniej kilometrówkę. To utrudnienie i ewentualne kary finansowe obowiązujące właścicieli firm w przypadku wykorzystania takiego samochodu w celach prywatnych skutecznie ich zniechęcają do odliczania całych kwot. Zdecydowanie częściej decydują się oni na metodę 50% wartości netto i VAT.
Amortyzacja samochodu
Przedsiębiorcy, którzy swoje rozrachunki księgowe opierają o Księgę Przychodów i Rozchodów, są zobowiązani również do prowadzenia Ewidencji środków trwałych. Wprowadzając do firmy samochód, należy wpisać go właśnie do tej ewidencji. Działanie to wykonuje się poprzez pisemny protokół. Jego obowiązkowym elementem jest wskazanie przedmiotu wpisywanego w poczet środków trwałych oraz jego wartości. Jest to łatwe w przypadku zakupu samochodu w oparciu o umowę kupna-sprzedaży lub fakturę. Jeśli nie posiadamy takich dokumentów, należy dokonać wyceny rynkowej.
Wartość samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych staje się kosztem prowadzenia działalności, który pomniejsza zobowiązania podatkowe (podatek dochodowy). Jeśli wynosi ona nie więcej niż 10 000 zł, można zaksięgować ją jako koszt jednorazowo. W przypadku wyższych kwot konieczna jest amortyzacja środka trwałego.
Amortyzacja to stopniowe wprowadzanie wartości pojazdu w koszty prowadzenia działalności (co miesiąc część całej kwoty). W przypadku nowych samochodów amortyzacja roczna wynosi 20% wartości samochodu, czyli co roku – w miesięcznych transzach – wlicza się do kosztów działalności 20% jego wartości (konsekwencją jest również to, że cała amortyzacja trwa wówczas 5 lat). Jeśli auto było używane przez minimum 6 miesięcy, stawkę amortyzacji ustala się indywidualnie (nie więcej niż 40% rocznie, czyli amortyzacja trwa 2 i pół roku).
Sprzedaż auta
Wprowadzając auto do firmy należy pamiętać, że jego sprzedaż oznacza przychód dla firmy. Jednym słowem będzie wiązała się z koniecznością zapłacenia większego podatku dochodowego. Istnieje od tej zasady wyjątek: przedsiębiorca może podarować auto bliskiemu członkowi rodziny (najlepiej rodzeństwu lub rodzicowi). Jednak należy pamiętać, że osoba obdarowana nie może go sprzedać przez co najmniej 6 miesięcy od jego otrzymania.
