Wydatki związane z podróżami służbowymi mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Wiąże się z nimi jednak szereg przepisów i regulacji, które należy poznać przed przystąpieniem do rozliczania tego typu wyjazdów.
Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową?
Według definicji i przepisów podróż służbowa to wyjazd odbywany w ramach wykonywanych obowiązków lub wynikających z celów prowadzonej działalności. Co bardzo ważne, miejsce docelowe takiego wyjazdu musi być zlokalizowane poza miejscowością prowadzenia działalności lub zwyczajnego wykonywania pracy. Jeśli więc w umowie o pracę miejscem wykonywania obowiązków jest obszar całego województwa (np. w przypadku handlowców), podróżą służbową będzie wizyta w innym województwie lub poza granicami kraju.
Do najczęstszych wyjazdów służbowych należą te związane z targami, konferencjami i eventami branżowymi, wyjazdowymi szkoleniami oraz wizyty w siedzibie klienta lub kontrahenta.
Jakie wydatki związane z podróżą służbową można rozliczyć?
Wysyłając pracownika w podróż służbową powinno się przygotować pisemne polecenie wyjazdu. Określa się w nim cel, miejsce i termin podróży, a także informacje dotyczące środka transportu, przyznanej diety oraz kwot wypłaconej zaliczki na pokrycie kosztów.
Podróże służbowe mogą być krajowe lub zagraniczne, a poza odległością od siedziby firmy, formalnie różnią się przede wszystkim wysokością przyznawanej diety. Przypominamy, że dietą nazywamy kwotę na pokrycie zwiększonych wydatków na wyżywienie w czasie podróży. Diety wypłacane są pracownikom, ale także przedsiębiorcy i w obu przypadkach stanowią koszty działalności.
Wysokość diet ustalana jest odgórnie (rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej). Obecnie dieta krajowa wynosi 30 zł dziennie – kwota ta przysługuje jeśli podróż służbowa trwa ponad 12 godzin. W przypadku, gdy czas jej trwania wynosi od 8 do 12 godzin, pracownikowi i przedsiębiorcy przysługuje połowa tej kwoty. Dieta ulega również pomniejszeniu, jeśli pracodawca zapewnia posiłki podczas wyjazdu.
Dla wyjazdów zagranicznych diety obliczane są każdorazowo, gdyż ich wysokość zależna jest od destynacji – dla różnych krajów obowiązują różne stawki.
Jeśli podróż służbowa trwa ponad 12 godzin i obejmuje również noclegi, można je rozliczać na podstawie rachunków lub faktur z hoteli. Jeśli jednak nie posiadamy takich dokumentów, noclegi w podróżach służbowych można rozliczyć na podstawie ryczałtu. Na chwilę obecną dla wyjazdów krajowych stawka za nocleg wynosi 150% wartości diety, czyli 45 zł.
Poza dietą i noclegami w kosztach prowadzenia działalności można ująć jeszcze inne wydatki związane z wyjazdami służbowymi, pod warunkiem, że zostaną udokumentowane:
- opłaty za parkingi,
- koszty dojazdu (np. bilety PKP, opłaty za autostradę),
- bilety wstępu (np. na teren imprezy targowej),
- zakup materiałów szkoleniowych czy opłata za dostęp do internetu,
- inne wydatki, jeśli są uzasadnione działaniem na rzecz firmy w celu uzyskania przez nią przychodu.
