Przepisy wymuszają posiadanie kasy rejestrującej (bo tak nazywana jest w nomenklaturze urzędowej) w momencie, gdy przedsiębiorca przekroczy w minionym roku kalendarzowym 20 000 zł obrotu. Sprzedaż musi jednak być realizowana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (czyli na rzecz klienta indywidualnego lub na tzw. rynku B2C).
Obowiązek posiadania kas fiskalnych po przekroczeniu tego limitu nie będzie Cię dotyczył, jeśli oferujesz swoje usługi tylko innym firmom – wtedy sprzedaż i tak regulujesz w oparciu o faktury VAT czy rachunki.
Jak sprawdzić, czy limit został przekroczony w pierwszym roku działalności? Jeżeli zacząłeś działalność w innym miesiącu niż styczeń, musisz obliczyć limit proporcjonalnie, np. dla działalności założonej 1 kwietnia limit w pierwszym roku będzie wynosił 15 000 zł.
Przekroczony limit i co dalej?
Jeżeli przekroczyłeś narzucony limit, w pierwszym kroku musisz zgłosić do urzędu skarbowego, ile kas fiskalnych planujesz zakupić. Jeżeli będzie to tylko 1 kasa, zgłosisz to po tzw. fiskalizacji kasy rejestrującej czyli po pierwszym uruchomieniu kasy przez serwisanta.
Dobra wiadomość jest taka, że Urząd Skarbowy zwraca 90% kosztu zakupu kasy (ale nie więcej niż 700 zł). W przypadku, gdy jesteś płatnikiem VAT, odpisz koszt zakupu od wpłacanego podatku. Jeżeli nie należysz do czynnych płatników VAT, wystąp do US z prośbą o zwrot kosztów zakupu, wypełniając odpowiedni formularz.
Pamiętaj, by w ciągu 7 dni od fiskalizacji kasy zgłosić się ponownie do US i odebrać numer ewidencyjny dla każdego zakupionego przez Ciebie urządzenia. Ten obowiązek Cię nie ominie – urząd na pewno będzie wiedział, że uruchomiłeś kasę, gdyż o tym fakcie poinformuje go serwisant.
Kasa fiskalna generuje 3 typy dokumentów. Od dnia jej rejestracji, każdą sprzedaż na rzecz klienta indywidualnego musisz potwierdzać wydrukiem paragonu fiskalnego, który powinieneś wydać klientowi wraz z towarem. Na koniec każdego dnia generuj dodatkowo dobowy raport kasowy. Raport miesięczny należy drukować ostatniego dnia sprzedaży w danym miesiącu. Wszystkie te dokumenty przechowuj do celów kontrolnych – inspektor urzędu skarbowego będzie ich od Ciebie wymagał podczas ewentualnej kontroli.
Sprzedawca do każdej kasy fiskalnej dołącza dodatkowo tzw. książkę kasy. Jest ona niezbędna do dokonywania wpisów przez serwisanta w ramach tzw. przeglądów okresowych. Pamiętaj! Przeglądy powinny być wykonywane nie rzadziej niż co 2 lata. Książka kasy to dokument, który również może skontrolować Urząd Skarbowy.
