Jak sprawnie przejść kontrolę skarbową? Poradnik z księgowością online w roli głównej

Kluczowe funkcje księgowości online, które doceni kontroler

Nowoczesne systemy księgowości online to prawdziwa skarbnica funkcji, które są nieocenione podczas kontroli. Jakie elementy oprogramowania są najważniejsze z perspektywy organów skarbowych?

• Generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). To absolutna podstawa. System musi umożliwiać łatwe tworzenie i eksport wszystkich typów JPK: od obowiązkowego JPK_V7M/K, po JPK na żądanie (JPK_FA, JPK_PKPIR, JPK_EWP i inne). Co ważne, oprogramowanie powinno dbać o zgodność struktury plików z aktualnymi wymogami Ministerstwa Finansów. Niektóre systemy oferują nawet wbudowaną walidację plików, co pozwala uniknąć błędów formalnych.
• Cyfrowe archiwum dokumentów. Koniec z segregatorami i poszukiwaniem faktur w stertach papierów! Dobry system księgowy online oferuje elektroniczne archiwum, w którym możesz przechowywać faktury, umowy i inne ważne dokumenty w formie cyfrowej, często powiązane bezpośrednio z odpowiednimi zapisami księgowymi. To znacznie przyspiesza odnajdywanie potrzebnych dokumentów podczas kontroli. Pamiętaj, że dane JPK i dokumentację finansową musisz przechowywać przez 5 lat.
• Dostęp do danych i raportowanie w czasie rzeczywistym. Jedną z największych zalet księgowości online jest możliwość wglądu w finanse firmy o każdej porze i z każdego miejsca. Możesz generować różnorodne raporty (bilans, rachunek zysków i strat, rejestry VAT, KPiR) na żądanie, co daje Ci natychmiastowy obraz sytuacji finansowej i ułatwia reagowanie na pytania kontrolerów.

Jak efektywnie zarządzać dokumentami online na potrzeby kontroli?

Sprawne zarządzanie dokumentacją to klucz do pozytywnego wyniku kontroli. Księgowość online oferuje narzędzia, które rewolucjonizują ten proces.

• Usprawnione przetwarzanie dokumentów. Funkcje OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) pozwalają na szybkie skanowanie papierowych faktur i automatyczne wyodrębnianie z nich kluczowych danych. To oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych.
• Błyskawiczne wyszukiwanie i filtrowanie. Zapomnij o mozolnym przeglądaniu dokumentów. Systemy online umożliwiają tagowanie, kategoryzowanie i zaawansowane wyszukiwanie dokumentów. W kilka sekund możesz znaleźć wszystkie faktury od danego kontrahenta za określony okres lub faktury z konkretnym kodem GTU. To nieoceniona pomoc, gdy kontroler zażąda konkretnych informacji.
• Automatyczne generowanie ewidencji i zestawień. System sam tworzy kluczowe dokumenty, takie jak Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), rejestry VAT czy ewidencję środków trwałych na podstawie wprowadzonych danych. Możesz je wygenerować w dowolnym momencie, a w razie potrzeby system automatycznie uwzględni je w strukturze plików JPK.

Czy kontroler skarbowy może zdalnie zajrzeć do Twojej księgowości online?

Wielu przedsiębiorców obawia się, czy kontrolerzy będą mieli bezpośredni dostęp do ich systemów księgowych online. Obecnie standardową praktyką jest przekazywanie danych na żądanie, a nie udzielanie bezpośredniego dostępu.

Podstawą wymiany informacji są pliki JPK, które musisz wygenerować i przesłać organom podatkowym za pomocą dedykowanych narzędzi (np. Klient JPK WEB) lub na nośniku danych. Przepisy wyraźnie zabraniają wysyłania JPK e-mailem lub przez ePUAP.

Taki model „push”, w którym to Ty aktywnie wysyłasz dane, zapewnia Ci kontrolę nad tym, co i kiedy udostępniasz. Jednocześnie, organy podatkowe otrzymują ustrukturyzowane dane (JPK), które mogą efektywnie analizować. Renomowani dostawcy księgowości online stosują zaawansowane zabezpieczenia, aby chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem.

Warto pamiętać, że termin „e-kontrola” odnosi się raczej do analizy przekazanych danych elektronicznych (głównie JPK) przez specjalne oprogramowanie KAS, a nie do zdalnego logowania się do Twojego systemu księgowego.

Przygotowanie do kontroli krok po kroku z pomocą księgowości online

Otrzymanie zawiadomienia o kontroli nie musi oznaczać paniki. Systematyczne działanie i wykorzystanie funkcji księgowości online znacząco ułatwią Ci przygotowania.

1. Zrozum zakres kontroli. Dokładnie przeczytaj zawiadomienie, aby ustalić, jakiego okresu i jakich podatków dotyczy kontrola. Przygotuj tylko te dokumenty i dane, które są wymagane.
2. Zweryfikuj kompletność danych. Wygeneruj raporty z systemu księgowego za kontrolowany okres i sprawdź, czy wszystkie transakcje są zaewidencjonowane, a dane kontrahentów są poprawne.
3. Przejrzyj i uzgodnij dane. Porównaj wygenerowane raporty (KPiR, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych) z wcześniej złożonymi deklaracjami podatkowymi i plikami JPK_V7. Wyjaśnij wszelkie rozbieżności.
4. Zwaliduj pliki JPK. Jeśli spodziewasz się żądania plików JPK na żądanie, wygeneruj je wcześniej i skorzystaj z wbudowanych lub zewnętrznych narzędzi do walidacji, aby upewnić się o ich poprawności.
5. Zorganizuj dokumentację cyfrową. Upewnij się, że wszystkie zeskanowane dokumenty źródłowe są prawidłowo powiązane z odpowiednimi zapisami w systemie i są łatwo dostępne.
6. Dokonaj korekt przedkontrolnych. Jeśli wykryjesz błędy, skoryguj je w systemie i złóż ewentualne korekty deklaracji/JPK_V7 przed rozpoczęciem kontroli. Po jej formalnym wszczęciu możliwość korekt w zakresie kontroli jest ograniczona.
7. Przygotuj się na e-kontrolę. Zorientuj się, jak eksportować dane z Twojego systemu księgowego w formacie JPK i poinformuj o tym kontrolerów.
8. Skonsultuj się z profesjonalistami. W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy biura rachunkowego lub doradcy podatkowego.

Księgowość online – Twój sprzymierzeniec podczas kontroli

Prawidłowo wdrożona i wykorzystywana księgowość online to nie tylko narzędzie do bieżącej pracy, ale także potężne wsparcie podczas kontroli skarbowej.

• Szybki dostęp do danych. Błyskawiczne odnalezienie i udostępnienie wymaganych dokumentów to ogromna oszczędność czasu i nerwów.
• Mniejsze ryzyko błędów. Automatyzacja wielu procesów minimalizuje ryzyko ludzkich pomyłek, co przekłada się na mniejszą liczbę potencjalnych nieprawidłowości.
• Większa przejrzystość i wiarygodność. Centralizacja danych w jednym systemie ułatwia kontrolerom weryfikację informacji i buduje zaufanie do Twojej firmy.
• Potencjalnie krótszy czas trwania kontroli. Szybki dostęp do danych i ich uporządkowana forma mogą przyspieszyć pracę kontrolerów.
• Ułatwione audyty wewnętrzne. Narzędzia, które pomagają w przygotowaniu do kontroli zewnętrznej, równie skutecznie wspierają regularne audyty wewnętrzne, pozwalając na bieżąco monitorować poprawność rozliczeń.

Świadome korzystanie z księgowości online to klucz do spokoju podczas kontroli skarbowej. Wybierając odpowiednie oprogramowanie i dbając o dokładność wprowadzanych danych, możesz znacząco ułatwić sobie ten proces i skupić się na rozwoju Twojej firmy.