Jak wybrać platformę księgowości online dla twojej małej firmy?

Koniec z przepisywaniem faktur? moc optycznego rozpoznawania znaków (OCR)

Jednym z największych usprawnień, jakie oferują nowoczesne platformy księgowe, jest technologia OCR. Pozwala ona na automatyczne odczytywanie danych z faktur kosztowych, paragonów i innych dokumentów – wystarczy skan lub zdjęcie. Zamiast ręcznie wprowadzać każdą pozycję, system sam „przeczyta” kluczowe informacje, takie jak dane kontrahenta, numery faktur, daty i kwoty. To ogromna oszczędność czasu i redukcja ryzyka błędów.

• Jak to działa w praktyce? Różne platformy implementują OCR na różne sposoby. Niektóre oferują nielimitowane skanowanie w ramach pakietu (np. wFirma), inne limitują liczbę darmowych odczytów (np. inFakt, Fakturownia) lub wymagają dokupienia dodatkowych pakietów (np. FakturaXL, Systim). Warto zwrócić uwagę na obsługiwane typy dokumentów (większość skupia się na fakturach kosztowych w języku polskim, ale niektóre radzą sobie też z paragonami czy fakturami zagranicznymi – np. Comarch ERP XT, FakturaXL) oraz formaty plików (najczęściej PDF, JPG, PNG).
• Na co zwrócić uwagę? Samo posiadanie funkcji OCR to nie wszystko. Kluczowa jest dokładność odczytu (często wspomagana przez sztuczną inteligencję), łatwość weryfikacji i ewentualnej korekty danych oraz dostępność mobilnej aplikacji do skanowania (nie wszystkie platformy ją oferują). Jeśli przetwarzasz dużo faktur, nielimitowany OCR może być dla ciebie priorytetem. Jeśli masz do czynienia z różnymi typami dokumentów, poszukaj platformy z szerszym zakresem obsługi.

Połącz konto firmowe z księgowością – wygoda integracji bankowej

Kolejnym krokiem w stronę automatyzacji jest integracja platformy księgowej z twoim kontem firmowym. Dzięki temu system może automatycznie pobierać historię transakcji i parować je z wystawionymi fakturami czy zaksięgowanymi kosztami. To nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia bieżący wgląd w finanse firmy i ułatwia rozliczanie płatności.

• API czy import plików? Nowoczesne platformy coraz częściej oferują integrację poprzez API (interfejs programowania aplikacji), co zapewnia automatyczny i bezpieczny przepływ danych (zgodnie z dyrektywą PSD2). Starszym rozwiązaniem jest import wyciągów bankowych z plików (np. CSV, MT940). Integracja API jest zdecydowanie wygodniejsza i oferuje więcej możliwości, np. automatyczne oznaczanie opłaconych faktur czy nawet inicjowanie przelewów z poziomu systemu księgowego (np. inFakt, Comarch ERP XT).
• Czy twój bank jest obsługiwany? Przed wyborem platformy koniecznie sprawdź, czy oferuje ona integrację API z twoim bankiem (nie wszystkie platformy współpracują ze wszystkimi bankami). Niektóre platformy korzystają z zewnętrznych dostawców (np. wFirma – TryPay, Fakturownia – Kontomatik, 360 Księgowość – Nordigen), co może zwiększać liczbę obsługiwanych banków. Zwróć też uwagę na częstotliwość odnawiania zgody na dostęp do danych bankowych (zazwyczaj co 3-6 miesięcy ze względów bezpieczeństwa).

Fakturuj regularnie bez wysiłku – automatyzacja faktur cyklicznych

Jeśli twoja firma świadczy usługi w modelu abonamentowym lub regularnie wystawia faktury dla stałych klientów, funkcja fakturowania cyklicznego może okazać się nieoceniona. Pozwala ona na zdefiniowanie szablonu faktury i automatyczne generowanie oraz często również wysyłanie jej w ustalonych odstępach czasu (np. co miesiąc).

• Jak to skonfigurować? Większość platform oferuje opcję tworzenia cykli fakturowania, gdzie określasz klienta, usługę, cenę, częstotliwość, daty rozpoczęcia i zakończenia. Niektóre systemy pozwalają na używanie zmiennych dynamicznych w opisie (np. aktualny miesiąc), co ułatwia personalizację faktur.
• Automatyczna wysyłka i monitorowanie płatności? Najbardziej zaawansowane platformy nie tylko generują faktury, ale także automatycznie wysyłają je e-mailem do klientów (np. inFakt, Comarch ERP XT, Fakturownia) i monitorują status płatności (szczególnie te z dobrą integracją bankową lub systemami płatności online). Pełna automatyzacja to ogromna oszczędność czasu i pewność terminowego fakturowania.

JPK bez tajemnic – sprawne generowanie i wysyłka jednolitego pliku kontrolnego

Dla czynnych podatników vat w Polsce kluczowa jest obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_V7M lub JPK_V7K). Wszystkie liczące się platformy muszą umożliwiać generowanie i wysyłkę tego pliku do Ministerstwa Finansów. Warto jednak zwrócić uwagę na łatwość tego procesu, możliwość generowania korekt oraz obsługę innych struktur JPK (np. JPK_FA, JPK_MAG), które mogą być wymagane podczas kontroli. Większość platform oferuje bezpośrednią wysyłkę JPK z systemu.

Magazyn pod kontrolą – funkcjonalności modułu magazynowego

Dla firm handlowych i produkcyjnych istotny jest moduł magazynowy, który pozwala na ewidencję towarów, obsługę dokumentów magazynowych (PZ, WZ) oraz monitorowanie stanów. Bardziej zaawansowane moduły oferują obsługę wielu magazynów, różne metody wyceny rozchodu (FIFO, LIFO), kody kreskowe, a nawet funkcje związane z produkcją i kompletacją.

Finanse na wyciągnięcie ręki – raportowanie i dostęp mobilny

Dostęp do aktualnych raportów finansowych (KPiR, ewidencja przychodów, a dla pełnej księgowości także bilans i rachunek zysków i strat) jest niezbędny do monitorowania kondycji firmy. Warto sprawdzić, czy platforma oferuje przejrzyste standardowe raporty oraz ewentualnie dodatkowe analizy i możliwość eksportu danych. Dostęp mobilny (przez aplikację mobilną lub responsywną stronę internetową) pozwala na zarządzanie firmą z dowolnego miejsca. Aplikacje mobilne często oferują skanowanie faktur, wystawianie dokumentów i podgląd finansów.

Integracje – połącz swój świat biznesowy

Sprawna platforma księgowa powinna integrować się z innymi narzędziami, których używasz w swojej firmie, np. z platformami e-commerce (Allegro, Shoper), systemami płatności online czy systemami CRM. Dostępność API daje dodatkowe możliwości tworzenia własnych integracji.

Wsparcie, które nie zawodzi – obsługa klienta i materiały pomocnicze

W razie problemów kluczowa jest jakość obsługi klienta. Sprawdź dostępne kanały kontaktu (telefon, e-mail, czat), godziny pracy wsparcia oraz opinie innych użytkowników na temat szybkości i skuteczności pomocy. Dostęp do bazy wiedzy, tutoriali i webinarów również jest bardzo pomocny. Niektóre platformy oferują dodatkowe wsparcie merytoryczne księgowych.

Cena ma znaczenie – modele cenowe i darmowe opcje

Ostatnim, ale nie mniej ważnym czynnikiem jest koszt platformy. Zwróć uwagę na strukturę pakietów, dostępne limity (np. liczba faktur, użytkowników, odczytów OCR), koszty dodatkowe oraz dostępność darmowych planów lub okresów próbnych, które pozwalają na przetestowanie systemu przed podjęciem decyzji.

Podsumowanie – wybierz mądrze i rozwijaj swój biznes!

Wybór idealnej platformy księgowości online to inwestycja w sprawność i efektywność twojej małej firmy. Zastanów się, które funkcje są dla ciebie kluczowe, przetestuj dostępne opcje i wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada twoim potrzebom i budżetowi. Pamiętaj, że dobrze dobrana platforma może znacząco ułatwić ci prowadzenie działalności i pozwolić skupić się na rozwoju twojego biznesu!